🇵🇱 Krajowy System e-Faktur · API 2.0

KSeF visuell erklärt

Seit 2026 laufen Rechnungen zwischen polnischen Unternehmen – gestaffelt ab dem 1. Februar – über eine zentrale Plattform des Finanzministeriums. Eine Rechnung ist erst dann ausgestellt, wenn KSeF sie angenommen und ihr eine KSeF-Nummer gegeben hat. Wer sie als PDF oder auf Papier bekommt, prüft sie über einen QR-Code.

📷 QR-Code prüfen📤 Ablauf Schritt für Schritt
🧾
FA(3)-XML
Verkäufer erzeugt die Rechnung
🔐
KSeF API 2.0
Anmelden · verschlüsselt senden
🔢
KSeF-Nummer + UPO
Rechnung gilt als ausgestellt
📱
QR-Code
Käufer prüft per Handy
QR KOD I → https://qr.ksef.mf.gov.pl/invoice/1111111111/15-04-2026/1kBEf6evYh3-H3I0BQ6veXvRsHnPljXcRXUCAz5vTr4
FA(3)
einziges Rechnungsformat
XML nach amtlichem Schema, Namespace …/2025/06/25/13775/
35
Zeichen KSeF-Nummer
NIP · Datum · 12 Hex-Zeichen · CRC-8
SHA-256
Fingerabdruck der XML
43 Zeichen Base64URL im QR-Link
2
QR-Codes bei Offline-Rechnungen
KOD I (Rechnung) + KOD II (Zertifikat)

🗓️ Zeitplan der KSeF-Pflicht

01.01.2022
Freiwilliger Start

KSeF 1.0 geht in Betrieb – Nutzung zunächst freiwillig.

05.08.2025
Gesetz verabschiedet

Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2025 poz. 1203) legt die Pflicht-Termine fest.

01.02.2026
Pflicht für große Unternehmen

Ausstellen über KSeF 2.0 für Unternehmen mit mehr als 200 Mio. zł Umsatz (inkl. USt) im Jahr 2024. Ab diesem Tag sind auch Rechnungen mit Anhang (Zalacznik) möglich.

01.04.2026
Pflicht für alle übrigen

Alle anderen Unternehmer stellen ihre Rechnungen über KSeF aus.

bis 31.12.2026
Übergangsregeln

Kleinstbeträge: Rechnungen, deren Summe im Monat ≤ 10 000 zł brutto bleibt, dürfen noch außerhalb von KSeF ausgestellt werden; Kassenbons mit NIP bis 450 zł gelten als vereinfachte Rechnung. Keine Sanktionen für Fehler bei der KSeF-Nutzung.

01.01.2027
Letzte Gruppe & Sanktionen

Pflicht auch für die kleinsten Unternehmen; Strafen für Verstöße gelten ab diesem Tag.

🌐 Online oder offline?

Online (Normalfall)

Rechnung wird sofort an KSeF gesendet. Auf der Visualisierung steht ein QR-Code (KOD I), darunter die KSeF-Nummer.

/invoice/NIP/…/hash
Offline (offline24 · Ausfall · Notfall)

Rechnung wird später nachgesendet. Zwei QR-Codes: KOD I mit „OFFLINE“ und KOD II „CERTYFIKAT“, signiert mit dem KSeF-Offline-Zertifikat.

/certificate/…/hash/signature
ModusAuslöserNachsenden bis
offline24Wahl des Unternehmersnächster Werktag nach Ausstellung
offlineangekündigte Nichtverfügbarkeitnächster Werktag nach dem Ende
awaryjnyStörung von KSeF7 Werktage nach dem Ende

🧪 Drei Umgebungen

TETest (Release Candidate)(Testowe)
API: https://api-test.ksef.mf.gov.pl/v2
QR:  https://qr-test.ksef.mf.gov.pl
FA(2), FA(3), FA_PEF (3), FA_KOR_PEF (3) · Selbstsignierte Zertifikate erlaubt, Daten nicht isoliert – nur zufällige Test-NIPs verwenden.
DEMOVorproduktion (Demo)(Przedprodukcyjne)
API: https://api-demo.ksef.mf.gov.pl/v2
QR:  https://qr-demo.ksef.mf.gov.pl
FA(3), FA_PEF (3), FA_KOR_PEF (3) · Konfiguration wie Produktion – für die Abnahme der eigenen Integration.
PRODProduktion(Produkcyjne)
API: https://api.ksef.mf.gov.pl/v2
QR:  https://qr.ksef.mf.gov.pl
FA(3), FA_PEF (3), FA_KOR_PEF (3) · Rechnungen mit voller Rechtswirkung.

🧭 Module

📤
Rechnung senden

16 Schritte wie im Debugger: Challenge, XAdES, Tokens, AES/RSA, Sitzung, Status, UPO – mit Sequenzdiagramm und echten Hashes.

🧾
FA(3)-XML

Die E-Rechnung als klickbarer Baum: Pflichtfelder, polnische Feldnamen, Erklärung – und live, wie jede Änderung den Hash verändert.

🔢
KSeF-Nummer

35 Zeichen zerlegt: NIP, Annahmedatum, technischer Teil und die CRC-8-Prüfsumme – Byte für Byte nachgerechnet.

📷
QR-Check

Foto oder Screenshot hochladen, Code wird im Browser gelesen, der Link zerlegt und geprüft – optional mit der XML verglichen.

📖
Glossar DE/PL

Die wichtigsten Begriffe von „UPO“ bis „samofakturowanie“ – deutsch und polnisch.

📚 Quellen

Technische Dokumentation: Repository CIRFMF „ksef-docs“ (heute „ksef-api“) des polnischen Finanzministeriums, abgerufen am 24.09.2026.